- Kösse meg az elektronikus archiválásra vonatkozó szerződés kiegészítést, mert ingyenes!
- Az archiválás nem csak az e-akta tárolását jelenti, hanem a hitelesség igazolását is magában foglalja.
- Elektronikus archiválás az okirattól (annak kötelező őrzési idejétől), valamint az időbélyeg szolgáltató tanúsítványának érvényességétől függően szükséges. A hosszú távú archiváláshoz szükséges technikai beruházást „nem éri meg” önállóan megvalósítani, hanem az ezt nyújtó szolgáltatóhoz célszerű fordulni.
- A minőségi elektronikus archiválásban tárolt e-akta teljes bizonyító erejű, hitelessége nem kérdőjelezhető meg.
Részletesebben:
A DALTAN is részt vett a Microsec Kft. által szervezett elektronikus archiválás ismertetőn, az ott hallottak alapján a következőket szűrtük le:
Mindenki, akinek Microsec-es kártyája/tanúsítványa van, az feltétlenül kösse meg az elektronikus archiválásra vonatkozó szerződés kiegészítést, mivel nekik ez ingyenes, és csak későbbi, saját döntéstől függ az elektronikus archiválás szolgáltatás használata, a szerződés megkötésével technikailag hozzáférhetővé válik a Microsec által működtetett archívum (felhasználói azonosító és jelszó).
A NAGY KÉRDÉS: szükségem van-e az elektronikus archiválásra?
Sajnos a fenti kérdésre nem létezik egy minden esetre érvényes, egyértelmű igen vagy nem válasz. A kérdést csak adott elektronikus okiratra lehet megválaszolni egy adott időpontban. Természetesen ismert, hogy a Magyar Ügyvédi Kamara előírta az ügyvédek számára az elektronikus okiratok archiválását, de nem határozta meg pontosan ezek körét és szabályait, csak a minősített elektronikus archiválás szolgáltatót (a Microsec-et) jelölte meg.
Archiválás alatt nem csak az elektronikus okirat tárolását kell érteni (tehát nem csak egyszerű mentésről, azaz tárolásról van szó, mint a korábbi papír alapú beadványok esetében, amit az illetékes cégbíróság tárolt), hanem azt, hogy egy okirat aláírásának a hitelességét egy jövőbeli időpontban igazolni tudjuk-e.
Az ehhez kapcsolódó első kérdés, hogy akarjuk-e egyáltalán az elektronikus okiraton lévő aláírás hitelességét igazolni. Mivel bizonyos okiratok megőrzésének kötelezettségét közvetlenül jogszabályok írják elő (pl. az adójog 5+1 év, számviteli 8, illetve 10 év, a pénzmosás megelőzésével kapcsolatos kötelezettségek 8 év, JÜB 5 év), ezért ezekben az esetekben a válasz egyértelmű. Vannak további esetek, amikor az ügyvéd az ügyféllel vagy egy hatósággal (esetleg ügyvédi fegyelmi tanáccsal) szemben is csak így tudja „megvédeni magát”, bizonyítani a saját kötelezettségeinek teljesítését. Előfordulhat, hogy egy ügyfél kéri egy irat megőrzését, aminek más megegyezés hiányában nincs lejárata, addig kell őrizni, ameddig az ügyvéd tudja.
A második kérdés, hogy az elektronikus iratokon lévő aláírások hitelességét lehet-e igazolni elektronikus archiválás nélkül is egy jövőbeli időpontban? Ennek igazolásához figyelembe kell venni az aláíráshoz használt ügyvédi tanúsítvány érvényességi idejét és az időbélyeg szolgáltató tanúsítványának érvényességi idejét. A papíralapú okiratokkal ellentétben az elektronikus okiratokra helyezett aláírás és időbélyeg csak korlátozott ideig érvényes. Mivel a lejárt érvényességű ügyvédi aláírást a szolgáltató még tudja ellenőrizni, ezért nem az ügyvédi tanúsítvány lejárata korlátoz. Amikor azonban a időbélyeg szolgáltató tanúsítványa jár le és azt frissítik, akkor már nem tudja a korábbi (immár érvénytelen) időbélyeg tanúsítvánnyal készített ügyvédi aláírás érvényességét igazolni. Ezen a ponton az eredeti e-aktán lévő aláírás (és ezáltal a benne tárolt okiratok) hitelessége már nem látható be önállóan.
Ezt a problémát át lehet hidalni úgy, hogy az eredeti e-akta hitelességét alátámasztó információkat (szolgáltatók tanúsítványai, aláírói tanúsítvány érvényessége) egy újabb e-aktában összegyűjtjük és (archív) időbélyeggel aláírjuk. Így újabb pár évre biztosított a hitelesség igazolása, majd újból meg kell ismételni. Ehhez azonban már szükséges az is, hogy folyamatosan figyeljük, melyik e-akta aláírásának hitelessége járhat le, illetve ez hogyan viszonyul a szolgáltató tanúsítványainak lejáratához és beágyazva újra aláírjuk. Lényegében ezt a folyamatot végzi el időről időre az elektronikus archiválás szolgáltató, amihez egy erre a célra kiépített informatikai infrastruktúrát üzemeltethet.
A időbélyeg szolgáltató tanúsítványának érvényessége azonban nem csak a lejárattal szűnik meg, hanem további tényezőktől is függ, amik a technika, technológia fejlődésével kapcsolatosak. Ezen felül hosszabb távon a technika fejlődése azzal a sajnálatos következménnyel is járhat, hogy az e-aktába beillesztett dokumentumok esetleg már nem jeleníthetők meg, mert a program, amivel készítették, időközben már elavult (pl. az eredeti dokumentum PDF verziója már nem megnyitható, vagy maga az e-Szignó program nem tudja megnyitni az e-aktát). Az elektronikus archiválás szolgáltató erre is figyel, amikor a tárolt dokumentumok verzióját folyamatosan frissíti, hogy bármikor megjeleníthetőek legyenek.
A harmadik kérdés, illetve szempont, hogy az elektronikus okirat hitelességének bizonyítása kit terhel? Az elektronikus archiválási szolgáltatás megkülönböztető „minőségi” volta azt jelenti, hogy az ilyen szolgáltatónál archivált e-akták hitelessége nem megkérdőjelezhető, teljes bizonyító erejű, míg nem minőségi archiválásból visszanyert e-akta esetén az ügyvédnek kell igazolnia az e-akta hitelességét.
Ennyi az összefoglalás. Tanfolyamon a cégeljárás gyakorlati oktatásánál megszokott módon ismertetjük a jogi és technológiai hátteret és megtanítjuk/begyakoroljuk az elektronikus archiválás gyakorlati használatával kapcsolatos lépéseket.